第八講：財務管理系統（FMS）主要功能與ISO標準對應

財務管理系統（FMS）主要功能與ISO標準對應

主要功能

1. 成本管理（Cost Management）： 記錄與分析各部門成本。
2. 收入管理（Revenue Management）： 追蹤銷售收入與應收帳款。
3. 資金流管理（Cash Flow Management）： 監控現金流，確保流動性。
4. 財務報表與分析（Financial Reporting & Analytics）： 生成報表，支援決策。

ISO 9001:2015對應要求

• 7.1.5 資源監控與測量： 確保財務資源支持營運。
• 8.2.3 產品與服務需求的確定： 連結收入與成本。
• 9.1.1 監控與測量： 分析財務數據，評估效率。
• 10.2 不符合與矯正措施： 記錄偏差並改進。

FMS表單設計與功能（以Odoo為基礎）

1. 預算控制表（Budget Control Form）

• ISO依據： 7.1.5 資源監控
• 欄位：
  • 預算編號（Budget ID）：如 BUD-2025-001。
  • 部門（Department）：如「生產」。
  • 期間（Period）：如「2025-01」。
  • 預算金額（Budget Amount）：如「6億 VND」。
  • 實際金額（Actual Amount）：如「6.5億 VND」。
  • 差異（Variance）：如「-0.5億 VND」。
  • 會計科目（Account）：如「生產費用-701」。
• 用意： 監控支出，發現超支。
• 可處理問題： 成本超預算。
• 解決办法： Odoo預警並分析。

2. 成本差異分析表（Cost Variance Analysis Report）

• ISO依據： 9.1.1 監控與測量
• 欄位：
  • 分析編號（Analysis ID）：如 CVA-2025-001。
  • 項目（Item）：如「人工成本」。
  • 標準成本（Standard Cost）：如「0.4億 VND」。
  • 實際成本（Actual Cost）：如「0.5億 VND」。
  • 差異（Variance）：如「-0.1億 VND」。
  • 會計科目（Account）：如「人工費用-702」。
• 用意： 識別成本偏差。
• 可處理問題： 成本結構不明。
• 解決办法： Odoo串接PMS分析。

3. 應收帳款表（Accounts Receivable Form）

• ISO依據： 8.2.3 產品與服務需求
• 欄位：
  • 發票編號（Invoice ID）：如 SINV-2025-001。
  • 客戶（Customer）：如「德國客戶」。
  • 日期（Date）：如「2025-01-28」。
  • 金額（Amount）：如「40億 VND」。
  • 到期日（Due Date）：如「2025-02-02」。
  • 狀態（Status）：如「未付」。
  • 會計科目（Account）：如「應收帳款-121」。
• 用意： 加速資金回收。
• 可處理問題： 應收延遲。
• 解決办法： Odoo自動提醒。

效率改善表格與5W1H分析

效率改善表格

改善前5W1H

• Who（誰）： 阿雄與財務團隊，人工處理。
• What（什麼）： 超支20%、偏差發現5天、應收10天、報表3天。
• When（何時）： 2024年底前，無系統。
• Where（何地）： 永勝越南（化名）財務部門。
• Why（為什麼）： 缺乏系統化監控。
• How（如何）： 手動記帳與Excel，效率低。

改善後5W1H

• Who（誰）： 阿雄與Odoo FMS，協同高層。
• What（什麼）： 超支5%、偏差1天、回收5天、報表即時。
• When（何時）： 2025年1月，系統導入。
• Where（何地）： 永勝越南（化名）全廠。
• Why（為什麼）： 財務分析提升。
• How（如何）： Odoo自動化與報表。

故事背景

永勝越南（化名）在2025年1月執行德國客戶訂單，目標收入40億 VND，毛利30%。老板阿勝與財務主管阿雄使用Odoo FMS的五大管理報表（損益表、資產負債表、現金流量表、應收帳款報表、成本分析報表），從財務面發現問題，採用差異分析（Variance Analysis），引導現場改善，串接IMS（小蘭）、PMS（小明）、WMS（小蘭）數據，實施預算控制、成本差異分析與應收帳款管理。

分析手法與發現問題步驟

1. 收集數據： 阿雄從Odoo提取1月財務數據。
2. 設定標準： 定義預算（6億 VND）、標準成本（人工0.4億 VND）。
3. 計算差異： 比較實際與標準，發現超支與回收問題。
4. 分析原因： 與部門討論，確認加班與客戶付款延遲。
5. 提出解決： 調整預算、優化排程、加強催款。
6. 驗證效果： 月底報表確認改善。

1月5日：損益表發現超支問題

• 事件：
  阿勝查看「損益表」，發現生產成本6.5億 VND，超預算0.5億（8.3%）。阿雄使用差異分析，與小明確認夜班加班未預計。
• 報表數據：
  • 收入：0（尚未出貨）。
  • 成本：6.5億 VND。
  • 科目：701-生產費用。
• 系統動作： Odoo生成「預算控制表」（BUD-2025-001）。
• 改善办法： 阿勝要求小明調整排程，減少加班。
• 效益改善： 超支率從20%降至5%。

1月10日：資產負債表發現現金壓力

• 事件：
  阿勝檢查「資產負債表」，現金餘額僅2億 VND，低於安全線3億。阿雄分析採購支出5億 VND過高。
• 報表數據：
  • 資產：現金2億、應收0。
  • 負債：應付5億。
• 系統動作： Odoo更新現金數據。
• 改善办法： 阿勝指示小蘭分批採購，下次控制在3億 VND。
• 效益改善： 現金流穩定。

1月15日：成本分析報表發現人工偏差

• 事件：
  阿雄生成「成本分析報表」，人工成本實際0.5億 VND，標準0.4億，偏差0.1億。與小明確認加班原因。
• 報表數據：
  • 標準：0.4億 VND。
  • 實際：0.5億 VND。
  • 科目：702-人工費用。
• 系統動作： Odoo生成「成本差異分析表」（CVA-2025-001）。
• 改善办法： 阿勝要求增加日班產能，減少夜班。
• 效益改善： 偏差識別從5天縮至1天。

1月28日：應收帳款報表與現金流量表發現回收延遲

• 事件：
  出貨後，阿勝查看「應收帳款報表」，40億 VND未付；「現金流量表」顯示流入為0。阿雄與阿花聯繫客戶。
• 報表數據：
  • 應收：40億 VND（SINV-2025-001）。
  • 現金流：流出5億，流入0。
  • 科目：121-應收帳款。
• 系統動作： Odoo生成「應收帳款表」。
• 改善办法： 阿勝要求阿花提前催款，設5天期限。
• 效益改善： 回收從10天縮至5天。

1月31日：五大報表總結與改善驗證

• 事件：
  阿勝與阿雄檢視五大報表，確認成本28億 VND，收入40億 VND，毛利12億（30%）。
• 報表數據：
  • 損益表：收入40億，成本28億。
  • 資產負債表：現金3億，應收40億。
  • 現金流量表：流入預計40億，流出28億。
• 系統動作： Odoo即時報表。
• 效益改善： 報表從3天縮至即時。

結局

阿勝透過五大報表發現問題，推動財務與現場改善，實現成本與資金流優化。

Odoo系統參數設定、路徑與操作

系統環境

• 模組： 會計（Accounting）、預算（Budget）
• 貨幣： 越南盾（VND）

1. 預算控制

• 路徑： 會計 > 預算 > 新增
• 參數設定：
  • 部門：生產
  • 期間：2025-01
  • 預算：6億 VND
  • 科目：701-生產費用
• 操作（1月5日）：
  1. 阿雄輸入BUD-2025-001，實際6.5億。
  2. 驗證超支0.5億。

2. 成本差異分析

• 路徑： 會計 > 報表 > 成本分析
• 參數設定：
  • 項目：人工成本
  • 標準：0.4億 VND
  • 實際：0.5億 VND
  • 科目：702-人工費用
• 操作（1月15日）：
  1. 阿雄輸入CVA-2025-001，分析偏差。
  2. 驗證。

3. 應收帳款

• 路徑： 會計 > 客戶 > 客戶發票 > 新增
• 參數設定：
  • 客戶：德國客戶
  • 金額：40億 VND
  • 到期日：2025-02-02
  • 科目：121-應收帳款
• 操作（1月28日）：
  1. 阿雄輸入SINV-2025-001。
  2. 設定5天提醒。

4. 五大報表

• 路徑： 會計 > 報表
  • 損益表、資產負債表、現金流量表、應收帳款報表、成本分析報表
• 操作（1月31日）：
  1. 阿雄篩選1月數據，生成報表。
  2. 阿勝審核並存檔。

結論

Odoo FMS五大報表幫助阿勝從財務面發現問題，通過差異分析與管理手段實現顯著改善。